Finance Manual - Crediteuren en debiteuren automatisch betalen
Crediteuren en debiteuren automatisch betalen
Inleiding
Met Exact Finance kunt u de openstaande posten met betrekking tot inkopen die bij crediteuren zijn gedaan, automatisch betalen. Ook kunt u debiteuren automatisch betalen. Er wordt een bestand gemaakt met de relevante openstaande posten (een 'betaalrun'). Dit bestand stuurt u naar uw bank, waar de betaalopdrachten worden verwerkt. Journaalposten voor deze betalingen kunnen automatisch worden aangemaakt. Zie Openstaande posten ter betaling selecteren.
Naast binnenlandse betalingen kunt u ook buitenlandse crediteuren en debiteuren automatisch betalen. Buitenlandse en binnenlandse betalingen zijn volledig geïntegreerd in de module "Betalen crediteuren" en "Betalen debiteuren". Dit wil zeggen dat ook buitenlandse betalingen automatisch worden herkend, als de juiste aanvullende bankgegevens zijn ingevoerd.
In dit hoofdstuk wordt alleen het betalen van crediteuren beschreven. Het betalen van debiteuren werkt op dezelfde manier.
Procedure
- Lay-outs voor de betaalspecificatie aanmaken
- Instellingen voor betalingsverkeer definiëren
- Dagboekkoppelingen aanmaken
- Betaaladvieslijst aanmaken: De betaaladvieslijst is een overzicht van de betalingen aan crediteuren die u moet verrichten. Aan de hand hiervan kunt u de gegevens controleren voordat u de feitelijke betalingen verricht.
- Openstaande posten wijzigen: Nadat u de betaaladvieslijst hebt gecontroleerd, kunt u eventueel bepaalde openstaande posten wijzigen.
- Openstaande posten ter betaling selecteren: U kunt pas betalingen verrichten als u 'betaalruns' hebt gegenereerd. Dit zijn verzamelingen openstaande posten die worden afgedrukt of op diskette gezet.
- Openstaande posten geselecteerd ter betaling controleren: Voordat u de betalingen verricht, dient u met deze functie de openstaande posten die u betaalbaar hebt gesteld, te controleren.
- Betalingen verrichten: Direct nadat u de relevante openstaande posten betaalbaar hebt gesteld en de betalingen hebt gecontroleerd, kunt u de betalingen verrichten.
- Betaalspecificatie afdrukken: Direct nadat de betalingen zijn verricht, kunt u de betaalspecificatie per crediteur afdrukken.
- Automatische betalingen journaliseren: Journaliseer de verrichte betalingen nadat de betaalopdrachten naar de bank zijn gestuurd.
Stroomdiagram: inrichten van de betaalmodule
Lay-outs definiëren
Voordat u uw betalingen automatisch kunt laten verlopen, dienen de lay-outs van de betaalspecificaties te worden samengesteld. Dit kunt u doen in Exact System [Management, Applicatie, Lay-out onderhoud, Formulieren lay-outs].
Instellingen voor betalingsverkeer definiëren
U dient de instellingen voor betalingsverkeer te definiëren met [Bestand, Administratie instellingen, Betalingen], voordat u crediteuren automatisch kunt betalen.
Formaten
De module betalingen ondersteunt diverse formaten voor zowel binnenlandse als buitenlandse betalingen voor diverse landen.
| Nederlands betaalformaat
| Clieop 03
| Binnenlands formaat
|
|
| MT 100
| Buitenlands formaat, Rabobank
|
|
| BTL91
| Buitenlands formaat, ABN-AMRO
|
|
| BBF260
| Buitenlands formaat, ING bank
|
| Zweeds betaalformaat
| LBLB
| Binnenlands formaat
|
|
| Postgirot
| Binnenlands formaat
|
|
| UTLI
| Buitenlands formaat
|
| Frans betaalformaat
| Etabac3D
| Binnenlands formaat
|
|
| Etabac3CD
| Buitenlands formaat
|
| Duits betaalformaat
| DTAUS
| Binnenlands formaat
|
|
| DTAZV
| Buitenlands formaat
|
| Engels betaalformaat
| BACS
| Algemeen formaat
|
|
| ALBACS
| Algemeen formaat
|
|
| Cheque
| Algemeen formaat
|
|
| Remittance
| Algemeen formaat
|
| Luxemburgs formaat
| ABBL
| Buitenlands formaat
|
| Belgisch betaalformaat
| Lay-out 128
| Binnenlands formaat
|
|
| Lay-out 128
| Buitenlands formaat
|
| Portugees betaalformaat
| EDIBANCA
| Binnenlands formaat |
Raadpleeg uw documentatie van uw bankier voor de specifieke eigenschappen van deze formaten. Deze kan u informatie geven over:
- de door het formaat ondersteunde banktypen
- de door het formaat ondersteunde ISO-valuta
- de (indien van toepassing) optionele of verplichte extra formaat instellingen
- de (indien van toepassing) optionele of verplichte extra formaat informatie
Zie ook:
Formaten (tabblad 'Formaten')
Extra formaat instellingen kunnen (indien deze op het formaat van toepassing zijn) worden aangemaakt in [Bestand, Administratieinstellingen, Betalingen] onder het tabblad 'Formaten'. Selecteer het door u te gebruiken en formaat door er dubbel op te klikken en vul de nodigde gegevens in. Het betreft hier standaardwaarden die gewijzigd kunnen worden tijdens het aanmaken van de betaalrun. Zie [Bankieren, Betalen crediteuren, Selecteren betalingen].
Optionele of verplichte formaat informatie kunt u tijdens het aanmaken van de betaalrun in selecteren betalingen toevoegen indien dit van toepassing is. Zie Openstaande posten ter betaling selecteren.
Dagboekkoppelingen aanmaken
Voordat u openstaande posten automatisch kunt betalen, dienen betaalformaten aan dagboeken gekoppeld te worden. Koppelingen kunnen alleen voor bankboeken en giroboeken worden aangemaakt via [Tabellen, Onderhoud, Bankieren, Dagboekkoppelingen].
Het koppelen van formaten aan dagboeken is van cruciaal belang, omdat de wijze waarop deze koppelingen tot stand worden gebracht het formaat bepaalt waarin een betaling plaatsvindt. Gezien het belang hiervan, volgt hier de wijze waarop het formaat wordt bepaald om de betaling te voldoen.
Hoe bepaalt Exact Financials het formaat dat moet worden gebruikt om een openstaande post te betalen?
Het formaat dat wordt gebruikt om de openstaande post te betalen wordt als volgt bepaald:
Het bepalen van het formaat bestaat uit vier fasen:
- Beschikbare formaten worden vastgesteld
- ISO-valuta bepaling van de openstaande post.
- Bankrekeningnummer bepaling van de crediteur.
- Uiteindelijke formaatbepaling op basis van de gegevens uit de informatie uit voorgaande fasen.
Ad 1) Op basis van de geselecteerde bank/giroboeken wordt een lijst van beschikbare formaten doorgegeven. Alleen formaten die aan de geselecteerde bankboeken zijn gekoppeld komen in aanmerking.
Ad 2) Er wordt gecontroleerd of er een gekoppeld formaat aanwezig is dat de ISO valuta van de openstaande post ondersteund.
Ad 3) Vervolgens wordt het bankrekeningnummer bepaald waarop de betaling dient te worden voldaan. Als eerste komt het standaard bankrekeningnummer in aanmerking. Er wordt gekeken of de valutacode van het standaard bankrekeningnummer gelijk is aan de valutacode van de openstaande post. Is dit het geval dan wordt het standaard bankrekeningnummer gekozen. Als de valuta's niet overeenkomen, wordt gekeken of er een ander bankrekeningnummer gekoppeld is aan de crediteur waarvan de valuta wel overeenkomt met de valuta van de openstaande post. Indien geen enkel bankrekeningnummer kan worden gevonden met eenzelfde valuta, wordt alsnog het standaard bankrekeningnummer gekozen om de betaling op te voldoen. Vervolgens wordt gekeken of er een formaat aanwezig is dat het banktype ondersteunt.
Ad 4) Tot slot wordt definitief het formaat bepaald. Als eerste wordt gekeken of het mogelijk is een formaat te koppelen waarvan in de koppeling is aangegeven dat de valuta standaard in dit formaat dient te worden betaald. Vervolgens worden binnenlandse formaten gezocht die aan de criteria voldoen. Is dit niet het geval dan komen eventueel aanwezige buitenlandse formaten in aanmerking.
- Aangezien de kosten die door de bank in rekening worden gebracht bij de verwerking van een buitenlandse betaalopdracht hoger zijn dan de doorberekende kosten bij de verwerking van een binnenlands formaat, worden automatisch binnenlandse formaten boven buitenlandse formaten verkozen om de betalingen te voldoen indien aan de gewenste criteria is voldaan.
Betaaladvieslijst aanmaken
De betaaladvieslijst is een overzicht van de betalingen aan crediteuren die u moet verrichten. Aan de hand hiervan kunt u de gegevens controleren voordat u de feitelijke betalingen verricht. Deze advieslijst kunt u ook gebruiken om betalingen te fiatteren.
De betaaladvieslijst maakt u met [Bankieren, Betalen crediteuren, Betaaladvieslijst] aan.
Openstaande posten wijzigen
Nadat u de betaaladvieslijst hebt gecontroleerd, kunt u eventueel bepaalde openstaande posten wijzigen. U kunt met [Bankieren, Betalen crediteuren, Wijzigen openstaande posten] bepaalde onderdelen van openstaande posten wijzigen, bijvoorbeeld de betaalwijze. Ook kunt u openstaande posten blokkeren om te verhinderen dat ze worden betaald.
Openstaande posten ter betaling selecteren
Voordat u betalingen kunt verrichten, moet u 'betaalruns' genereren. U voert hiervoor eerst een aantal selectiecriteria in, die worden gebruikt om openstaande posten te verzamelen.
Betaalruns zijn verzamelingen van openstaande posten die worden afgedrukt of op diskette gezet met [Bankieren, Betalen crediteuren, Selecteren betalingen].
- Buitenlandse betalingen worden automatisch herkend.
Betalingen verwijderen
U kunt een betaling verwijderen in hetzelfde pad als waarin u openstaande posten ter betaling selecteert: [Bankieren, Crediteuren betalen, Selecteren betalingen].
Selecteer de betaalrun die u wilt verwijderen.
Klik op 'Verwijderen'.
Als u een betaling gedeeltelijk of helemaal betaald hebt, verschijnt de vraag: "Deze betaalrun is (gedeeltelijk) betaald. Doorgaan met verwijderen?" Voordat u op 'Ja' klikt, dient u na te gaan of de betaaldiskette nog niet naar de bank is gestuurd. Als u een gedeeltelijk of helemaal betaalde betaalrun verwijderd, loopt u het risico dat u uw crediteur tweemaal betaald.
Openstaande posten geselecteerd ter betaling controleren
Voordat u de feitelijke betalingen verricht, controleert u via [Bankieren, Betalen crediteuren, Selecteren betalingen] de openstaande posten die u betaalbaar hebt gesteld.
Betalingen verrichten
Als u de juiste openstaande posten betaalbaar hebt gesteld, kunt u de feitelijke betalingen verrichten door ze in een bestand te zetten met [Bankieren, Betalen crediteuren, Verrichten betalingen]. Afhankelijk van het formaat wordt tevens een betaalformulier afgedrukt.
Betaalspecificaties afdrukken
Als de betaalreferentie niet voldoende inzicht biedt in de aard van de betaling kunt u, nadat de betalingen zijn verricht, per crediteur een betaalspecificatie afdrukken in [Bankieren, Betalen crediteuren, Verrichten betalingen]. Aangezien u niet altijd een betaalspecificatie wenst af te drukken, heeft u de mogelijkheid om in de instellingen [Bestand, Administratieve instellingen, Betalingen] aan te geven in welke gevallen een betaalspecificatie dient te worden afgedrukt.
Automatische betalingen journaliseren
U journaliseert de verrichte betalingen nadat de betaalopdrachten naar de bank zijn gestuurd met [Bankieren, Betalen crediteuren, Journaliseren betalingen] .
Overzicht betalingen
In Exact Finance is een duidelijk overzicht beschikbaar van de geselecteerde en verrichte automatische betalingen. Dit overzicht vindt u in [Bankieren, Betalen crediteuren, Overzicht betalingen, Geselecteerde en verrichte betalingen]. Een betaling is geselecteerd als de openstaande post is opgenomen in een betaalrun. Een betaling is verricht zodra de betalingsrun is aangemaakt en verzonden naar de bank.
Finance Manual > Inhoud > Crediteuren en debiteuren automatisch betalen
| Main Category: |
Support Product Know How |
Document Type: |
Online help main |
| Category: |
On-line help files |
Security level: |
All - 0 |
| Sub category: |
Details |
Document ID: |
06.841.427 |
| Assortment: |
Exact Financials (v3)
|
Date: |
06-11-2007 |
| Release: |
|
Attachment: |
|
| Disclaimer |